SAYKI CRM

Datenschutzerklärung

Informationen nach Art. 13 und 14 DSGVO · Stand 14.10.2026

1. Wer ist verantwortlich?

Für die Daten, die beim Besuch dieser Seiten, bei der Registrierung, über das Kontaktformular und bei der Abrechnung anfallen:

[noch einzutragen: anbieter.name], [noch einzutragen: anbieter.strasse], [noch einzutragen: anbieter.plz] [noch einzutragen: anbieter.ort]
E-Mail: [noch einzutragen: anbieter.email]

2. Zwei Rollen: Anbieter und Auftragsverarbeiter

SAYKI CRM ist eine Software für Kundenbeziehungen (CRM) für Unternehmen. Die Daten, die ein Unternehmen darin speichert – Unternehmen und deren Ansprechpartner, Leads, Verkaufschancen, Angebote, Notizen, Aufgaben und Termine – verarbeiten wir nur im Auftrag dieses Unternehmens. Verantwortlich dafür ist das Unternehmen; wir handeln nach dem Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV). Wer wissen möchte, was ein Unternehmen über ihn gespeichert hat, wendet sich bitte an dieses Unternehmen.

Das gilt auch für Anfragen über das Web-Formular eines Unternehmens (Adressen, die mit /formular/ beginnen, auch eingebettet auf dessen Website): Ihre Angaben gehen als Lead an dieses Unternehmen; maßgeblich ist dessen Datenschutzerklärung, die im Formular verlinkt ist. Wir setzen dort keine Kekse und laden nichts von fremden Diensten. Zum Schutz vor Spam merkt sich der Server Ihre IP-Adresse höchstens 60 Minuten im Arbeitsspeicher (siehe Nr. 8).

Diese Erklärung beschreibt, was wir selbst verantworten: den Aufruf der Seiten, die Konten, die Anmeldesicherheit, das Kontaktformular und die Abrechnung.

3. Hosting

Die Software, die Datenbanken und die Sicherungen liegen auf einem Server bei IONOS SE, Rechenzentrum innerhalb der EU. Der Hosting-Anbieter verarbeitet die Daten nur in unserem Auftrag; mit ihm besteht ein Vertrag nach Art. 28 DSGVO. Welche technischen und organisatorischen Maßnahmen wir treffen, steht in der Anlage TOM. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und f DSGVO (Erbringung des Dienstes, sicherer Betrieb).

4. Aufruf der Seiten

Beim Aufruf verarbeitet der Server technisch notwendig die IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse und Browserkennung. Die Anwendung selbst schreibt dazu kein Protokoll. Der vorgeschaltete Webserver beim Hosting-Anbieter protokolliert Zugriffe; diese Protokolle werden gelöscht (Aufbewahrung: 14 Tage). Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (sicherer Betrieb).

Wir binden keine fremden Inhalte ein: keine Werbung, keine Analyse- oder Tracking-Dienste, keine Schriften oder Skripte von fremden Servern, keine Einbettungen sozialer Netzwerke.

5. Speicher im Browser

Diese Speicher sind für den von Ihnen gewünschten Dienst unbedingt erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG). Eine Einwilligung ist dafür nicht nötig; es gibt keine anderen Kekse.

6. Registrierung und Konto

Bei der Registrierung eines Unternehmens: Name der Firma, Rechtsform, freiwillig die USt-IdNr., Name und E-Mail-Adresse der Person, die registriert, und ein Passwort. Das Passwort speichern wir nur als scrypt-Hash, nie im Klartext. Wir speichern außerdem, welcher Fassung der AGB und des AVV Sie wann zugestimmt haben.

Eine angegebene USt-IdNr. prüfen wir einmalig über das Mehrwertsteuer-Informationsaustauschsystem (VIES) der Europäischen Kommission; dabei wird nur die Nummer übermittelt.

Zum Nachweis der E-Mail-Adresse senden wir einen Bestätigungslink. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag). Für Konten, die ein Unternehmen in sein Team einlädt, gilt dasselbe; dort stammen Name und E-Mail-Adresse vom einladenden Unternehmen.

7. Kontaktformular

Wenn Sie uns über das Kontaktformular schreiben, verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse und Ihre Nachricht, um die Anfrage zu beantworten. Die Nachricht geht per E-Mail über den unten genannten E-Mail-Dienstleister an uns und wird nicht in der Software gespeichert. Nach Erledigung löschen wir sie, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, wenn es um einen Vertrag geht, sonst Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Beantwortung Ihrer Anfrage).

8. Schutz vor Missbrauch

• Rechenaufgabe statt Captcha: Beim Registrieren löst Ihr Browser eine kleine Rechenaufgabe. Es gibt keinen fremden Captcha-Dienst. Web-Formulare unserer Kunden prüfen stattdessen ein unsichtbares Feld und eine kurze Wartezeit.
• Bremse: Nach mehreren Fehlversuchen wird die Anmeldung kurz gesperrt; auch das Kontaktformular und die Web-Formulare nehmen je Absender nur wenige Nachrichten an. Dafür merkt sich der Server Konto und IP-Adresse im Arbeitsspeicher, höchstens 60 Minuten.
• Sicherheitsprotokoll: Anmeldungen, Passwortwechsel, Zwei-Faktor, Einladungen, Export und Löschung protokollieren wir mit Zeitpunkt, Konto und IP-Adresse – ohne Passwörter, Codes oder Inhalte. Aufbewahrung: 90 Tage.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser Interesse ist die Sicherheit der Konten und der Daten unserer Kunden.

9. E-Mails

Alle E-Mails versenden wir über den unten genannten E-Mail-Dienstleister. Übermittelt werden Adresse, Name und der Inhalt der Nachricht. Newsletter versenden wir nicht. SAYKI CRM verschickt auch keine Mails an die Kontakte im CRM – Angebote laden Sie als PDF herunter und versenden sie selbst. Diese Nachrichten gehören zum Dienst (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO):

• Konto und Sicherheit: Bestätigung der E-Mail-Adresse, Willkommen, Passwort zurücksetzen, Passwort geändert, Warnung bei gesperrter Anmeldung nach Fehlversuchen.
• Einladungen: ins Team einer Firma.
• Vertrag: Anfrage des Supports um Zugriff (nur mit Ihrer Freigabe), Erinnerung sieben Tage vor der Löschung nach Test- oder Vertragsende.
• Kontaktformular: Ihre Nachricht an uns.

Tipps und Erinnerungen: In der Testphase schicken wir dem Inhaber höchstens zwei Hinweise: eine kurze Anleitung zum Einstieg und eine Erinnerung vor dem Ende der Testphase. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO und § 7 Abs. 3 UWG; unser Interesse ist, dass Sie die Software gut nutzen können. Sie können dem jederzeit widersprechen, ohne dass Kosten entstehen: über den Link „abbestellen“ in jeder dieser Mails, über den Knopf „Abbestellen“ Ihres Postfachs oder unter „Mein Konto“. Nachrichten, die für Ihr Konto nötig sind, bekommen Sie weiterhin.

10. Zahlung

Kostenpflichtige Tarife bezahlen Sie über Stripe. Die Zahlungsdaten (Karte, Konto) geben Sie direkt bei Stripe ein; wir sehen sie nicht. Wir erhalten nur eine Kunden- und eine Abonnement-Kennung sowie den Status des Abonnements. Stripe ist für die Zahlungsabwicklung selbst verantwortlich. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b und c DSGVO.

11. Künstliche Intelligenz (nur mit eigenem Schlüssel des Unternehmens)

Prognosen, Berichte und Summen berechnet die Software selbst nach festen Regeln. Es gibt keine automatisierten Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO.

Ein Unternehmen kann optional KI-Funktionen einschalten (Texte entwerfen, Zusammenfassen, nächsten Schritt vorschlagen, Notizen ordnen). Dafür trägt es einen eigenen API-Schlüssel von Mistral AI SAS, 15 rue des Halles, 75001 Paris, Frankreich, ein und hat einen eigenen Vertrag mit Mistral. Nur wenn jemand im Unternehmen auf einen KI-Knopf klickt, übermitteln wir Inhalte des jeweiligen Datensatzes und seines Verlaufs (etwa Firmenname, Name und Position eines Ansprechpartners, Notizen, Phase und Wert einer Verkaufschance) an Mistral. E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Geburtstage und Einwilligungsnachweise schicken wir nicht mit; in Notizen machen wir Adressen und Rufnummern vorher unkenntlich. Die Daten werden in der EU verarbeitet.

Verantwortlich für diese Übermittlung ist das Unternehmen, das die KI eingeschaltet hat (Art. 28 DSGVO; wir handeln auf seine Weisung). Ergebnisse der KI sind Vorschläge, werden als „KI-Entwurf“ gekennzeichnet und erst nach Prüfung durch einen Menschen übernommen; übernommene Einträge bleiben als „KI“ markiert. Wir protokollieren nur, dass und wofür die KI genutzt wurde – nicht die Inhalte. Die Firmen speichern ihren Schlüssel bei uns nur verschlüsselt.

12. Empfänger

Mit allen, die in unserem Auftrag Daten verarbeiten, bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO. Stripe verarbeitet die Abrechnungsdaten als eigener Verantwortlicher.

13. Wie lange wir Daten speichern

14. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit und Widerspruch gegen Verarbeitungen nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Schreiben Sie dazu an [noch einzutragen: anbieter.email] oder nutzen Sie das Kontaktformular.

Sie können sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren. Für uns zuständig ist: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz und die Informationsfreiheit Baden-Württemberg, Lautenschlagerstraße 20, 70173 Stuttgart.

15. Pflicht zur Angabe

Ohne Name, E-Mail-Adresse und Firmendaten können wir kein Konto einrichten. Automatisierte Entscheidungen im Sinne von Art. 22 DSGVO treffen wir nicht.